Перевозочный документ - документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (транспортная железнодорожная накладная). Порядок заполнения перевозочных документов определяется Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов ЖД транспортом.

Транспортная железнодорожная накладная (далее - накладная) состоит из четырех листов:

-лист 1 - оригинал накладной (выдается перевозчиком грузополучателю);

-лист 2 - дорожная ведомость (составляется в необходимом количестве экземпляров - для перевозчика и участников перевозочного процесса, в том числе не менее двух дополнительных экземпляров для каждой участвующей в перевозке грузов инфраструктуры - один экземпляр для входной железнодорожной станции (далее - станция), находящейся в данной инфраструктуре, второй - для выходной станции из инфраструктуры);

-лист 3 - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);

-лист 4 - квитанция о приеме груза (остается у грузоотправителя).

В оформлении перевозочных документов на станции отправления участвуют приемо-сдатчик и товарный кассир (товарная контора).

При перевозке грузов, оформленных перевозочными документами в бумажном виде, оригинал накладной вместе с дорожной ведомостью следует с грузами до станции назначения (находится у машиниста поезда). Оригинал накладной выдается грузополучателю под роспись в дорожной ведомости.

Перевозчик, грузоотправитель или грузополучатель обеспечивают сохранность перевозочных и других документов, предусмотренных правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом и иными нормативными правовыми актами.

Если груз прибыл без перевозочных документов составление Коммерческого акта обязательно. При утрате документов, которые к накладной приложил Грузоотправитель, составляется Акт общей формы.

В случае отказа перевозчика от составления коммерческого акта или оформления коммерческого акта с нарушением установленных требований грузополучатель обязан подать заявление перевозчику в письменной форме, если иная форма не предусмотрена соглашением сторон, в течение трех суток, а в отношении продовольственного и скоропортящегося грузов в течение одних суток с момента выдачи грузов или их выгрузки. Перевозчик обязан дать грузополучателю мотивированный ответ на указанное заявление в течение трех суток, а в отношении продовольственного и скоропортящегося грузов в течение одних суток со дня получения заявления. При обоснованности указанного заявления сбор за хранение груза за время необоснованной задержки составления коммерческого акта с грузополучателя не взимается.

За утрату перевозочных документов предусмотрена административная ответственность. Также лицо, виновное в утрате документов, возмещает владельцу документов все убытки, связанные с их утратой.

Таким образом, лицо, утратившее документы, обязано составить Акт о событии и совершить действия направленные на минимизацию убытков владельца документов.